• Prenta síðu

    • Starfsmannahandbók SSV

     

    Inngangur 

    Samtök sveitarfélaga á Vesturlandi (SSV) voru stofnuð árið 1969.  Þau eru samstarfsvettvangur  sveitarfélaga á Vesturlandi, frá Hvalfjarðarbotni í Gilsfjarðarbotn.

    Hlutverk samtakanna er að efla byggð, stuðla að framþróun, samvinnu og styðja við hagsmunamál sveitarfélaganna á svæðinu, með áherslu á lífsgæði, nýsköpun, atvinnuþróun og sterka ímynd Vesturlands.

     

    Tilgangur og markmið starfsmannahandbókar

    • Starfsmannahandbók SSV er leiðarvísir fyrir starfsfólk og stuðlar að faglegu og skilvirku starfsumhverfi.
    • Hún veitir starfsfólki upplýsingar um starfsumhverfi sitt, reglur og viðmið í starfsmannahaldi SSV.
    • Handbókin inniheldur leiðbeiningar um helstu þætti, ábyrgð og skyldur stjórnenda og starfsfólks með það að leiðarljósi að tryggja samræmi og sanngirni í öllum samskiptum og vinnubrögðum.
    • Markmiðið er að skapa jákvætt og faglegt starfsumhverfi sem stuðlar að árangri og vellíðan allra starfsmanna SSV.

    Launastefna 

    • Almenn réttindi og skyldur starfsfólks SSV fara eftir lögum, samþykktum og kjarasamningum á hverjum tíma.
    • Launakjör skulu ákvörðuð á grundvelli kjarasamninga, ráðningarsamninga og reglum sem SSV setur sér.
    • Yfirvinna er almennt ekki greidd sérstaklega heldur jöfnuð út með sveigjanleika í starfi og frítöku í samráði við yfirmann.
    • Með hliðsjón af eðli starfs og verkefnum getur SSV greitt starfsfólki fasta dagpeninga og/eða aksturstyrki.
    • Allir starfsmenn SSV sem þurfa reglulega að nýta farsíma vegna vinnu fá greitt framlag til þess að mæta símakostnaði.

    Vinnutími, matar og kaffitímar.

    • Eftir innleiðingu kjarasamninga um styttingu vinnuvikunnar er vinnutími starfsfólks í fullri vinnu 36 vinnustundir á viku. SSV býður starfsfólki sínu sveigjanlegan dagvinnutíma og hefur starfsfólk því  svigrúm til að vinna sína dagvinnu á tímabilinu frá kl.07.00 og 18.00.
    • Vegna styttingar vinnuviku og styttingar á matar- og kaffitímum á starfsfólk rétt á einum frídegi í mánuði. Matartími er 30 mínútur og kaffitímar samtals 25 mínútur á dag.   Kaffitímar á vinnustaðnum eru mikilvægir fyrir samheldni starfsfólks, og stuðla að jákvæðum starfsanda.
    • Starfsfólk ber sjálft ábyrgð á því að skrá vinnutíma sinn í það tímaskráningarkerfi sem SSV notar á hverjum tíma. Virk tímaskráning er mikilvæg til að tryggja góða yfirsýn, eftirfylgni og skipulag í starfsemi SSV.
    • Stjórnendur geta kallað eftir upplýsingum um verkefni og vinnutímaskráningar starfsfólks.
    • Starfsfólk hefur sveigjanleika til að sinna einkaerindum á vinnutíma í samráði við næsta yfirmann. Fjarvistir skulu skráðar í tímaskráningarkerfi SSV með upplýsingum um tilefni og tímalengd þeirra af vinnustað.
    • Starfsfólk jafnar út fjölda unninna vinnustunda í hverjum mánuði í samráði við yfirmann í samræmi við fjölda vinnustunda í viðkomandi mánuði.

    Frí og leyfi 

    • Starfsfólk SSV hefur orlofsrétt samkvæmt gildandi lögum og kjarasamningum.
    • Sumarfrí og önnur leyfi skulu skipulögð í samráði við yfirmann með tilliti til fjölda orlofsdaga, þarfa starfsmanns og starfsemi samtakanna.
    • Skrifstofa SSV lokar í u.þ.b. 15 daga á sumrin, alla jafna frá miðjum júlí fram yfir Verslunarmannahelgi. Þessir lokunardagar eru hluti af sumarfríi starfsfólks nema um annað sé samið við yfirmann vegna sértækra verkefna.
    • Veikindafrí, fæðingarorlof og önnur lögbundin leyfi eru veitt samkvæmt kjarasamningum og gildandi reglum. Allt leyfi skal skráð í samræmi við tímaskráningar- og orlofskerfi SSV.

    Starfsstöðvar og ferðakostnaður  

    • Skrifstofa SSV er staðsett að Bjarnarbraut 8 í Borgarnesi, en samtökin leggja áherslu á sveigjanlegt vinnuumhverfi sem kemur til móts við þarfir starfsfólks og stuðlar að viðveru og þjónustu um allt Vesturland.
    • SSV er með starfsstöðvar í Breiðinni á Akranesi og Röstinni á Hellissandi. Þá er boðið upp á reglulega viðveru í flestum sveitarfélögum á Vesturlandi.  Starfsfólk hefur kost á að vinna í fjarvinnu hluta úr starfi í samráði við stjórnendur SSV.
    • SSV útvegar öllu starfsfólki sínu fartölvu, lyklaborð, mús og heyrnartól. Þann búnað skal nota jafnt á starfsstöð og í fjarvinnu utan starfsstöðva SSV.
    • Starfsfólk sér sjálft um að koma sér til vinnu á þá starfsstöð sem það velur að starfa á í samráði við yfirmann, nema um annað sé samið.
    • Ef starfsfólk þarf að ferðast vegna verkefna, svo sem fundarsetu, viðveru eða verkefnavinnu, skal starfsfólk nota bíla SSV.  Komi til þess að starfsfólk noti eigin bíl í vinnuferðum á vegum SSV, er reiknað með greiðslu samkvæmt gjaldskrá ríkisins fyrir ekna kílómetra, að fengnu samþykki yfirmanns.
    • Starfsfólk SSV sem þarf að ferðast vegna vinnu og dvelja yfir nótt utan heimilis vegna starfa sinna á rétt á dagpeningum eða endurgreiðslu á útlögðum kostnaði samkvæmt kjarasamningum og starfsreglum SSV. Ávallt skal fá samþykki yfirmanns áður en stofnað er til kostnaðar vegna ferðalaga.

    Tækjabúnaður og vinnuaðstaða. 

    • SSV sér öllu starfsfólki sínu fyrir fartölvu, lyklaborði, mús og heyrnatólum.
    • Skrifborð með skjá og skrifborðstól er til staðar á starfsstöðvum SSV.
    • Starfsfólk sem ekki er með fasta viðveru alla daga á starfsstöð þarf að kanna hvernig staðan er varðandi pláss og skrá sig við skrifborð á þeirri starfsstöð sem það ætlar að vinna á hverju sinni, áður en það mætir á starfsstöðina.
    • Starfsmenn sem vinna fjarvinnu bera sjálfir ábyrgð á að útvega sér viðeigandi vinnuaðstöðu í fjarvinnunni, þ.m.t. borð og stól.
    • Starfsmenn bera ábyrgð á því að tryggja öryggi gagna og skjala í samræmi við stefnu um skjalaskráningu og upplýsingaöryggi SSV.
    • SSV notar Microsoft 365 stafrænt vinnuumhverfi og leggur áherslu á að starfsfólk tileinki sér þekkingu og færni til að nýta þessa tækni til að auka skilvirkni, samvinnu og verkefnastjórnun.
    • Notkun Microsoft 365 felur í sér að allir starfsmenn leggi sig fram um að nýta Teams fyrir samskipti og fundi, OneDrive og SharePoint fyrir gagnavörslu, Planner fyrir verkefnastjórnun og Outlook fyrir tölvupóst og skipulag.
    • ChatGPT og aðrar lausnir sem nýta gervigreind eru hluti af vinnuumhverfi SSV og starfsfólk er hvatt til að læra að nýta þær til að hámarka skilvirkni og nýsköpun í starfi

    Samskipti og vinnustaðamenning

    • Samskipti innan SSV skulu ávallt byggja á gagnkvæmri virðingu, fagmennsku og jákvæðni.
    • Einelti, áreitni og mismunun eru ekki liðin, ef slík mál koma upp er farið eftir ráðlögðum verklagsreglum varðandi slík mál, og leitað eftir ráðgjöf sérfræðinga ef þurfa þykir.
    • SSV leggur áherslu á gagnsæi, samvinnu, jákvæðni og opna samskiptamenningu innan vinnustaðarins.
    • Mikilvægt er að starfsfólk SSV upplýsi samstarfsfólk sitt um helstu verkefni sem þau eru vinna að, með það að markmiði að skapa möguleika á aukinni samlegð milli verkefna innan vinnustaðarins.
    • Starfsfólk er hvatt til að leita ávallt eftir hvort hægt sé að nýta þverfaglega þekkingu og reynslu innan SSV til að hámarka skilvirkni, gæði vinnu og afurða í þeim verkefnum sem unnin eru í nafni SSV.
    • Starfsfólk SSV vinnur sem ein heild þó að störf þeirra og hlutverk séu ólík. Því er mikilvægt að sýna samhug í verki, vera áhugasöm og hvetjandi, fylgjast með framvindu mála á öllum sviðum eins og kostur er og taka virkan þátt í samstarfi og umræðum á vinnustaðnum.
    • SSV stendur reglulega fyrir ýmsum viðburðum, fundum, námskeiðum og fræðsluferðum. Mikilvægt er að starfsfólk sé virkir þátttakendur í slíkum samkomum og ferðum, séu til staðar og komi fram sem fulltrúar SSV með jákvæðni, þekkingarmiðlun og hvatningu, þar sem það á við og eins oft og því verður við komið.

    Ábyrgð, skyldur og trúnaður 

    • Starfsfólk SSV þekkir hlutverk og markmið samtakanna og starfar samkvæmt lögum, reglum og stefnu samtakanna.
    • Hvert verkefni skal unnið af heilindum og fagmennsku, með ábyrgð á að rækja vinnuskyldur, óháð því hvort unnið er á starfsstöð eða í fjarvinnu.
    • Stjórnendur bera ábyrgð á að skapa jákvætt og skilvirkt starfsumhverfi.
    • Allir starfsmenn skulu gæta trúnaðar gagnvart verkefnum og viðskiptavinum SSV. Jafnframt er mikilvægt að miðla upplýsingum eftir því sem við á á vinnustaðnum til að forðast tvíverknað og tryggja sem farsælasta úrvinnslu í öllum málum.
    • Í fjarvinnu er mikilvægt að tryggja áreiðanleika og sýna sjálfstæði í vinnubrögðum, ásamt því að standa undir trausti með gagnsæjum samskiptum og reglulegri upplýsingagjöf til yfirmanna og samstarfsfólks.
    • Ef starfsmaður hyggst fara í nám, sem gæti haft áhrif á vinnuframlag, er mikilvægt að ræða það við yfirmann til að tryggja jafnvægi á milli vinnuskyldu og persónulegra skuldbindinga.
    • Stjórnendur og starfsfólk sem hyggjast taka að sér stjórnarsetu eða önnur störf samhliða starfi hjá SSV skulu ræða það við framkvæmdastjóra og fá samþykki. Þetta er sérstaklega mikilvægt ef störfin gætu skapað hagsmunaárekstra. Framkvæmdastjóri sjálfur skal leita samþykkis hjá formanni stjórnar SSV í slíkum tilvikum.

    Eftirfylgni og endurskoðun 

    • Starfsmannahandbók SSV verður endurskoðuð reglulega til að tryggja að hún sé í takt við breyttar aðstæður og þarfir bæði starfsfólks og samtakanna á hverjum tíma.
    • Starfsfólki SSV ber að kynna sér handbókina og nýta hana til leiðsagnar í vinnu og samskiptum í starfi sínu hjá SSV.
    • Stjórnendur bera ábyrgð á að kynna handbókina fyrir nýju starfsfólki og tryggja að hún sé leiðarljós í starfi SSV.

     

    Borgarnesi 30.04 2025