Fjarvinnustefna SSV

1. Inngangur

Fjarvinna er mikilvægur þáttur í vinnuumhverfi SSV, sem leggur áherslu á að bjóða starfsfólki upp á sveigjanleg vinnuskilyrði og sinna öllum starfssvæðum á Vesturlandi vel.

Markmið fjarvinnustefnunnar er að skapa betra jafnvægi milli vinnu og einkalífs starfsfólks, stuðla að meira jafnræði milli starfsfólks sem á mislangt að sækja vinnu frá heimili sínu og minnka akstur vegna vinnusóknar, án þess þó að það dragi úr þjónustugæðum, framleiðni, skilvirkni eða samvinnu starfsfólks innan SSV.

2. Skilgreining fjarvinnu

Fjarvinna er vinna sem starfsfólk SSV vinnur utan skilgreindra starfsstöðva, sem eru á aðalskrifstofu SSV að Bjarnarbraut 8 í Borgarnesi og á Breið á Akranesi og í Röst á Hellissandi. Auk þess sem hægt er að gera sérsamninga um tímabundna starfsstöð fyrir starfsfólks sem sinnir skilgreindum sérverkefnum. Fjarvinna getur verið hvort sem er regluleg eða tímabundin, en er alltaf háð samkomulagi við yfirmann. Vinnan getur farið fram á heimili starfsmanns eða öðrum vinnustöðvum sem samþykktir eru af SSV.

3. Skilyrði fyrir fjarvinnu

Fjarvinna er valkostur fyrir starfsfólk sem sinnir störfum sem hægt er að vinna utan skilgreindra vinnustöðva SSV.

Starfsmaður sem óskar eftir fjarvinnu skal gera formlegt samkomulag við næsta yfirmann um fyrirkomulag hennar.
Fjarvinna getur verið allt að tveir heilir vinnudagar á viku fyrir starfsfólk í fullu starfi, nema annað sé ákveðið í samráði við yfirmann.

Frávik frá þessari reglu er hægt að meta í sértækum tilfellum, með hliðsjón af sérstökum tímabundnum aðstæðum starfsmanns og að teknu tilliti til starfsemi SSV.

4. Aðgengi og samskipti

Starfsfólk í fjarvinnu skal vera aðgengilegt og til viðtals á skilgreindum og uppgefnum dagvinnutíma, í gegnum síma, tölvupóst og Teams.
Fjarvinna má ekki tefja eða hafa neikvæð áhrif á þjónustu við viðskiptavini SSV, fundasetu, teymisvinnu eða samvinnu við samstarfsfólk.
Starfsmenn í fjarvinnu skulu upplýsa samstarfsfólk um fyrirhugaða fjarvinnu í upphafi hverrar vinnuviku.

Skipuleggja skal reglulega starfsmannafundi eða aðrar samskiptaleiðir til að miðla upplýsingum um verkefnastöðu starfsfólks, til að tryggja upplýsingaflæði, stuðla að virkri útdeilingu verkefna og jöfnunar á verkefnaálagi á vinnustaðnum.

5. Fundir og vinnusamstarf

Framkvæmdastjóri og fagstjórar reyna eftir föngum að taka tillit til skipulagðra fjarvinnudaga starfsfólks í fundaboðum staðfunda.
Starfsfólk í fjarvinnu skal skipuleggja fjarvinnudaga með tilliti til fastra þátta eða boðaðra viðburða í starfsemi SSV, þar sem æskilegt er að allt starfsfólk sé á staðnum.
Þátttaka í staðfundum er mikilvæg og starfsfólk sem situr í teymum, starfshópum og nefndum skal leitast við að mæta á boðaða staðfundi sé þess nokkur kostur, jafnvel þó þeir lendi á áður skilgreindum fjarvinnudögum.
Reyna skal með öllum ráðum að forðast blandaða fundi þar sem hluti þátttakenda er í fundarsal en aðrir í fjarfundi, þar sem það skerðir mjög skilvirkni funda. Betri kostur er þá að boða alla á netfund, ef það er kostur í stöðunni.

6. Tækjabúnaður og vinnuaðstaða

SSV sér starfsfólki í fjarvinnu fyrir fartölvu, lyklaborði, mús og heyrnatólum eftir þörfum.
Starfsfólk ber ábyrgð á því að tryggja sér viðeigandi vinnuaðstöðu í fjarvinnu, þ.m.t. borð, stól og aukaskjá.
Öryggi gagna og upplýsingaflæði er varða verkefni og starfsemi á vegum SSV skal ávallt vera tryggt.

7. Skyldur og ábyrgð

Starfsfólk ber ábyrgð á að halda yfirmanni og samstarfsfólki upplýstu um verkefnastöðu og framvindu verkefna hvort heldur þau eru unnin í fjarvinnu eða á starfsstöð SSV.
Starfsmaður skal virða tímamörk, viðhalda ástundun, fagmennsku og skilvirkni í störfum sínum hvort heldur hann er í fjarvinnu eða á starfsstöð SSV og skrá alla vinnutíma og verkefnavinnu samviskusamlega í tímaskráningarkerfi SSV.
Allar fjarvistir í fjarvinnu, svo sem veikindi og frí, skulu tilkynnt og skráð með hefðbundnum hætti.

8. Eftirfylgni og endurskoðun

Fjarvinnustefna SSV verður endurskoðuð reglulega til að tryggja að hún styðji við markmið samtakanna og þarfir starfsfólksins.