Stjórnarfundur Vesturlandsstofu

Þriðjudaginn 25. Nóvember kl. 12:00 í Stykkishólmi

Mættir: Gísli Ólafsson, Steinar Berg, Sigurborg Hannesdóttir, Helga Ágústsdóttir, Hansína B. Einarsdóttir og Jónas Guðmundsson sem ritaði fundargerð.

Forföll: Karen Jónsdóttir og Hlédís Sveinsdóttir

Fundur settur kl. 12:00 í fundarsal Stykkishólmsbæjar.

Dagskrá fundarins:

1. Fundargerð síðasta fundar – samþykkt
2. Stefnumótun Vesturlandsstofu – Sigurborg rekur þá umræðu sem hefur átt sér stað undanfarið varðandi stefnumótunina. Ljóst að stjórn getur hæglega unnið stefnumótunina en velta þarf því fyrir sér hvort ekki sé nauðsynlegt að fá innlegg helstu hagsmunaðila þ.e. ferðamálafulltrúa og sveitarfélaga. Ákveðið að Jónas haldi áfram heimsóknum sínum til sveitarstjórna til að kynna sig og stofuna, málþingið í febrúar og spyrja lykilspurninga. Lykilspurningar gætu verið: Hvaða tækifæri sérð þú í atvinnugreininni ferðaþjónusta, Hvernig sérð þú markaðsstofuna sem tæki í því að ná þeim árangri og e.t.v. hvaða væntingar hefur sveitarstjórnin til VLS svo og hvernig getum við eflt tengslin. Þar sem mikið er að breytast í ytra umhverfi okkar þarf því e.t.v. að fara hægar í stefnumótun en áætlað var. Jónas tekur saman allt sem til er hlutverk og markmið fyrir næsta fund.
3. Upplýsingamiðstöð – mikið rætt um upplýsingamiðstöðvamál, staðsetningu, opnunartíma, starfsmannahald og fleira í þeim dúr. Tillögur Gísla og Jónasar ræddar og menn nokkuð sammála um að starfsemin sé undir einum hatti og væri bogahúsnæðið í næsta húsi ákjósanlegast að mati fólks. Ákveðið að lengja opnunartíma á föstudögum, loka á mánudögum o.sv.frv. Hrafnhildi verður sagt upp en boðið starf til og hvött til að taka samkvæmt nýju skipulagi. Einhverjir stjórnarmanna fara með Jónasi að hitta Hrafnhildi fyrir mánaðamótin.
4. Ferðamálastofa/markaðsstofur – Jónas segir frá því að forsvarsmenn markaðsstofanna fundi nú reglulega og ræði ýmis mál og oftar en ekki komi Ólöf ferðamálastjóri inn á þá fundi sem elur vonir um enn betra samstarf við Ferðamálastofu í framtíðinni. Nú þegar er verið að ræða samræmt útlit bæklinga, stórt innanlandsátak á næsta ári og fleira.
5. Vesturlandsstofa ses eða ehf – frestað til næsta fundar.
6. Fjárlaganefnd – Okkar umsókn var vísað til iðnaðarnefndar og við fáum fund með henni á næstkomandi föstudag. Mögulegt að markaðsstofurnar ætli saman á fundinn ellegar kemur Gísli með Jónasi.
7. Heimasíða – mikil umræða um heimasíðumál en ljóst að síðan eins og hún er í dag ekki eins og menn töldu að lagt hefði verið upp með. Eftir strangar og góðar umræður var ákveðið að fara eftir tillögum JG sem lagðar voru fyrir fundinn, sjá svo hvernig Ferðamálasamtök Íslands/Ferðamálastofa koma inn í nánari vinnu/fjármögnun og taka þá ákvörðun um framhaldið. Stefnt að því að klára þessi mál í desember.
8. Bæklingagerð – við þurfum að ákveða hvaða stefnu við ætlum að taka í bæklingamálum. Athygli er tilbúið til að prenta hver 5.000 eintök af Vesturlandsbæklingnum á 75.000 kr fái hann að selja auglýsingar á 4 síður í hvern landshlutabækling. Ákveðið að fara ekki í landshlutabæklinginn heldur að huga að bæklingagerð sem verður í samræmi við heimasíðuna.
9. Fjárhagsáætlun næsta árs – frestað til næsta fundar
10. Fundir ferðamálafulltrúa/upplýsingamiðstöðvar – Jónas hefur fundað með ferðamálafulltrúum nokkrums sinnum og að hans mati verulega góðir fundir. Mikið tækifæri í að vinna enn nánar saman og samþætta starfið enn betur í því markmiði að nýta hverja krónu miklu betur. Einnig hefur verið fundað með forsvarsmönnum upplýsingamiðstöðva og spurning hvort þessum fundum megi ekki slá saman en það var skoðun meginþorra fundarmanna.
11. Málþing um ferðaþjónustu í feb – Jónas kallar eftir áliti stjórnar á því þema sem eigi að einkenna málþingið svo hægt sé að fara að vinna að undirbúningi. Tillaga Hansínu um “Ferðaþjónusta – atvinnugrein framtíðarinnar” samþykkt. Jónas vinnur málið áfram.
12. Lifandi Vesturland – Hrafnhildur tók nýlega saman það sem er að gerast í ferðaþjónustu á Vesturlandi frá jan – apríl 2009. Ansi lítið að sjá í þeirri samantekt og Jónas veltir fyrir sér hvort það sé raunin eða hvort upplýsingar séu ekki að skila sér. Allir sammála um að Vesturland sé vel lifandi og það þurfi að sækja þessar upplýsingar.
13. Faghópar – Jónas óskaði eftir því að skipaðir væru vinnuhópar/faghópar um ákveðna málaflokka sem væri þá bakland hans og stjónar og e.t.v. um leið stefnumótandi í þeim flokkum. Ákveðið að byrja á Markaðsshóp annarsvegar og vöruþróunar/nýsköpunarhóp hinsvegar. Jónas kemur með tillögur að aðilum í hópana og sendir á stjórn.
14. Húsnæðismál – Jónas lýsti þeirr skoðun sinni að afar nauðsynlegt er að koma öllum starfsmönnum stofunnar undir sama þak og stjórn sammálal því. Rætt um staðsetningu og þá sérstaklega upplýsingamiðstöðvar. Menn sammála um að hún þyrfti að vera í eða við Hyrnuna. Jónas kannar möguleika.
15. Bókhaldsmál – samþykkt til að byrja með að Jónas færi bókhald. Hann kann helstu grunnatriði í því en hjá Vesturlandsstofu er ekki mikið umfang og því fáar færslur sem slíkar. Endurskoðun verði einu sinni á ári.
16. Vaxtarsamningur – Jónas greindi frá því að samningur milli Vaxtarsamnings Vesturlands og Vesturlandsstofu væri á lokastigum. Nú þegar hefði Vaxtarsamningur greitt 2 milljónir inn, 2 aðrar væru væntanlegar í byrjun des. Stefnt væri svo að því að næsta árs greiðsla kæmi strax í upphafi árs.